Выпуск 16. Командное совещание как возможность стать эффективнее
Часто ли Вы проводите или принимаете участие в совещаниях? Насколько велика отдача от них с точки зрения бизнес-результата? Что Вы хотели бы изменить в том, как они проводятся?
В журнале «Стратегии» (#9, 2009г) Линда Граттон, профессор Лондонской школы бизнеса, сравнивает совещания с «лишним 
весом», выражая мнение, что в них накопилось много «жира». И призывает учить всех, включая топ-менеджмент, навыкам эффективного ведения диалогов.
Но совещание - это даже не диалог, а полилог. Это форма командной работы.
И о совещаниях много шутят. Чего стоит своеобразная афиша справа! Она гласит:
Чувствуете себя одиноко? Ненавидите принимать решения? Предпочитаете говорить, а не делать? Почему бы тогда не ПРОВЕСТИ СОВЕЩАНИЕ.
Вы сможете: Увидеться с другими людьми. Мирно поспать. Отложить решения. Научиться писать тома бессмысленных заметок. Почувствовать свою важность. Впечатлить (или утомить) коллег. И все это в рабочее время!
‘СОВЕЩАНИЯ’. Практическая альтернатива работе.
16-й выпуск бюллетеня - именно о совещаниях.
В рубрике «Глоссарий» (стр.2) Вы встретите термины, определяющие разные типы совещаний, а также термин «Эффективность делового совещания».
В рубрике «Важное о командообразовании» (стр.3-5) Вы прочтете первую часть обзора «Лидеры о командах», который инициировали мы. Мы задали несколько вопросов успешным лидерам успешных компаний - собственникам и менеджерам высшего звена. Узнайте их мнение. Примерьте к себе. Действуйте.
А в «Дайджесте» (с.6-7) предлагаем прочесть вместе с Сергеем Чумаченко книгу Патрика Ленсиони «Смерть от совещаний». Написанная в жанре бизнес-романа, книга Ленсиони увлекает и, в тоже время, позволяет переосмысливать свой и чужой опыт и учиться из него. Уверены, что Вам захочется прочесть книгу полностью!
Приятного и познавательного чтения!
I. Глоссарий командообразования
Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса.
Источник: Словарь русского языка С.И. Ожегова
Деловое совещание - элемент управленческой деятельности руководителя; наиболее распространенная форма управления, позволяющая:
- использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных проблем;
- организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями;
- оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей.
Информационное совещание - деловое совещание с целью обобщения определенных сведений и изучения руководством различных точек зрения на возникающие проблемы.
Оперативное совещание - деловое совещание с целью получения руководством информации о текущем состоянии дел в организации, выработки решений оперативного характера и постановки соответствующих задач перед исполнителями.
Проблемное совещание - деловое совещание с целью выработки коллегиальных решений по возникающим общим острым и сложным проблемам.
Разъяснительное совещание - деловое совещание с целью разъяснения и убеждения работников в правильности новых стратегических задач и/или смены приоритетов.
Учебно-инструктивное совещание - деловое совещание для пропаганды определенных знаний, инновационных технологий и повышения квалификации участников.
Эффективность делового совещания - соотношение затрат на подготовку и проведение совещания и его результатов, выражаемых в достижении цели, поставленной перед совещанием.
Источник: http://www.glossary.ru/cgi-bin/gl_sch2.cgi?RElrui:l!xuil$gto9
Обратиться к другим терминам командообразования можно, перейдя по ссылке http://teamx.com.ua/?page_id=40
II. Важное о командообразовании: факты, новости, обзоры
Лидеры о командах
В самом конце 2009 года мы начали проект «Лидеры о командах», в рамках которого задали несколько вопросов успешным лидерам успешных компаний - собственникам и менеджерам высшего звена.
Этим людям можно верить - их компании успешны, а их бизнес-команды, с нашей точки зрения, отличаются сплоченностью, стремлением к развитию, высоким уровнем взаимного доверия и уважения.
При этом каждый из них уникален, что чувствуется и в характере ответов. Кто-то методичен и последователен. Кто-то лаконичен и сдержан. Кого-то отличает особая скромность в оценке своего понимания.
Узнайте их мнение. Примерьте к себе. И - действуйте!
В этом выпуске мы публикуем первую пятерку ответов. Своим мнением и опытом делятся лидеры из таких замечательных компаний как SHELL, IOI, UniCredit Bank, BRW.
На сайте мы открыли раздел «Лидеры о командах», который будет в течение ближайших месяцев пополняться новыми ответами. Следите за пополнениями на сайте.
Вам есть что добавить? Пишите - и, возможно, Ваши ответы войдут в следующий выпуск бюллетеня и пополнят нашу с Вами общую копилку экспертных знаний.
Чернявский Богдан, компания SHELL
Вопрос(В): Каковы секреты построения эффективных команд?
Ответ(О): Я думаю, нужно заинтересовать всех членов команды, всем должен быть интересен проект (неважно какой). Этого можно достичь, только показывая личный пример заинтересованности.
В: Что является главным при подборе новых участников команды?
О: Интуиция 
В: Какие качества в своих командах вы цените больше всего?
О: Взаимопомощь при решении любых задач, независимо от принадлежности задачи.
В: Что хотите пожелать своим (и не только) командам в 2010 году?
О: Новых выдающихся свершений, приключений и проектов, которые делают жизнь интереснее! Мира и любви вашим семьям.
Лугай Юрий Иванович, корпорация IOI, собственник, член Совета Учредителей
В: Каковы секреты построения эффективных команд?
О: Точно ответить не могу, если б знал ответ - пошел в профессиональные консультанты по построению эффективных команд.
В: Что является главным при подборе новых участников команды?
О: 1. Четкое изложение информации о своих достижениях и методах решения проблем, возникавших в процессе профессиональной деятельности. 2. Личное мнение, что новый участник подходит для команды. 3. Мнение коллег, что новый участник подходит для нашей команды.
В: Какие качества в своих командах вы цените больше всего?
О: Активная жизненная позиция. Наличие своей точки зрения в каждого участника команды и ее обоснование. Желание двигаться вперед к новым целям.
В: Что хотите пожелать своим (и не только) командам в 2010 году?
О: Развития экономики Украины и других стран.
Романченко Корней Викторович, корпорация IOI, член Совета Учредителей
В: Каковы секреты построения эффективных команд?
О: Правильный подбор участников + четко сформулированная задача.
В: Что является главным при подборе новых участников команды?
О: То, как человек излагает свои мысли + профессиональный опыт.
В: Какие качества в своих командах вы цените больше всего?
О: Какие качества в своих командах вы цените больше всего? Порядочность и взятие на себя ответственности даже за действия других участников команды
В: Что хотите пожелать своим (и не только) командам в 2010 году?
О: Не забывать, что внутреннее всегда должно быть равно внешнему (т.е получать от всего, что ты делаешь, просто удовольствие, а значит быть гармоничными).
Светлана Савчук, OJSC UniCredit Bank , Head of Training Department
В: Каковы секреты построения эффективных команд?
О: Чтобы построить эффективную команду важно:
- правильно подбирать людей: определить заранее критерии, характеристики, которые будут соответствовать целям и задачам работы команды.
- чётко определить цели и донести их до каждого в команде: сильная команда - команда, которая объединена одной целью.
- объяснить каждому в команде его роль и рассказать об ответственности за конкретный участок работы и за результаты всей команды в целом.
- поселить дух сотрудничества, а не соперничества в команде (обычно основан на принципах взаимопонимания, помощи и поддержки).
- знать и понимать, что команда проходит определённую эволюцию - стадии развития. Учитывать особенности каждой стадии.
В: Что является главным при подборе новых участников команды?
О:
a. Знание, какие задачи и цели стоят перед командой и какие люди (качества и характеристики) помогут этих целей и задач достичь.
b. Понимание, что человека можно научить делать ту или иную работу сравнительно быстро, а вот соответствовать ценностям организации\ компании\ команды, т.е. быть по духу и по действиям «своим» гораздо сложнее.
c. Принятие во внимание, что в команде существуют разные роли и, соответственно, задачи: есть тот, кто творит идеи, другой просчитывает риски, третий облекает результат в конкретный план действий, а четвёртый и пятый ручками делают продукт. Отсюда, продуктивное взаимодействие/синергия разных людей в одной команде для получения нужного результата. Не нужно бояться принимать в команду человека, который на тебя не похож.
В: Какие качества в своих командах вы цените больше всего?
О:
a. Профессионализм
b. Взаимоподдержка и взаимовыручка
c. Внутренняя обучаемость друг друга
d. Разные люди -единый отличный результат
В: Что хотите пожелать своим (и не только) командам в 2010 году?
О: Я желаю в Новом Году всем командам возможности делать то, что приносит результат и удовольствие; свободы от всего того, что угнетает; ясности мысли; мудрых стратегических и тактических решений; гармонии и жизненной энергии; уверенности и смелости, когда захочется продвинуться вперед и зайти на совершенно незнакомую территорию и дерзких побед!!!
Головач Олександр, компания BRW, HR-менеджер
В: Каковы секреты построения эффективных команд?
О: Основным секретом построения эффективной команды является подбор совместимых участников этой команды, которые имеют сходную направленность личности, идеалы, установки, ценности, что в будущем проявляется в общих целях и методах их достижения. С другой стороны участники эффективной команды должны быть самодостаточными личностями, иметь свои уникальные качества, дополнять друг друга.
В: Что является главным при подборе новых участников команды?
О: Главным при подборе является выявление личностных качеств, знаний, умений, навыков , с которых состоит ядро личности и профессионала, которые будут органично вписываться в социальную миссию и ценности компании.
В: Какие качества в своих командах вы цените больше всего?
О: Взаимовыручка, дружелюбие, способность объединять силы для решения сложных задач, динамичность.
В: Что хотите пожелать своим (и не только) командам в 2010 году?
О: Чем больше у Вас будет желаний в 2010 году, тем больше их осуществится. Желаю быть смелыми в желаниях и благородными в поступках!
III. Дайджест
Среди множества информации о том, как проводить совещания, книга известного американского коуча и консультанта Патрика Ленсиони «Смерть от совещаний» привлекает универсальностью предложенной модели и ключевых советов. Все книги Патрика Ленсиони (включая «Гибель от совещаний») написаны в жанре «бизнес-фикшн» и все заканчиваются сжатыми рекомендациями о том, как решить описываемую проблему.
Статью Сергея Чумаченко «Патрик Ленсиони и его Модель эффективных совещаний», содержащую полный отчет о прочитанной книге, можно прочесть на нашем сайте в разделе «Статьи».
А если кратко (как требует формат нашего бюллетеня), то суть такова.
По мнению Ленсиони, есть две основные проблемы, связанные с эффективностью совещаний в организациях любого уровня: отсутствие драматизма и неструктурированность системы совещаний.
Драматизм. Патрик Ленсиони сравнивает совещание с художественным кино, и настаивает, что совещания должны быть еще более захватывающими. А посему в них должно быть место…конфликтам! Исходя из принципов драматургии, Ленсиони рекомендует:
1) Вопросы, выносимые на совещания должны быть жизненно важными для участников.
2) На совещания необходимо выносить спорные вопросы, по которым у членов команды нет единого мнения. Именно конфликтные вопросы дают возможность сторонам выражать мнения и слышать оппонентов. Это делает совещания эффективнее и интереснее.
3) Драматизируйте начало совещания. Встряхните участников, эмоционально обратив их внимание на значение выносимых на совещание вопросов.
Система совещаний. По мнению Патрика Ленсиони, большинство руководителей совершают одинаковую ошибку, стараясь вместить в одно совещание ВСЁ: стратегию продаж, политику расходов, программы поощрения сотрудников, продвижение и ребрендинг и т.д. Этот подход не ра-бо-та-ет!
По мнению автора, система совещаний в компании должна включать четыре типа:
1) Ежедневные пятиминутки.
«На ежедневных пятиминутках руководящее звено компании должно собраться вместе и поделиться друг с другом планами на текущий рабочий день. Краткий отчет о планах. Всего лишь пять минут. Это все».
2) Еженедельная тактика.
Раз в неделю. И важна РЕГУЛЯРНОСТЬ. А структура самого тактического совещания такова.
Разминка - каждый из участников называет главные по его мнению вопросы требующие срочного рассмотрения (60 секунд каждому участнику).
Обзор статистики - что сделано, продажи, доход, удовлетворенность покупателей. Та статистика которая необходима для принятия решений. (5 минут на все, исключая обсуждение).
Повестка дня в режиме реального времени - именно так! Никаких подготовленных накануне повесток дня. Вопросы повестки должны отражать текущее положение дел и УСПЕШНОСТЬ ПРОДВИЖЕНИЯ К ЦЕЛЯМ КОМПАНИИ. Тактические проблемы должны быть решены для успешного выполнения краткосрочных задач.
Самая главная ошибка при проведении еженедельных тактических совещаний - это обсуждение стратегических, долгосрочных вопросов.
Этого нужно избегать, жестко пресекая любые попытки втянуть участников в обсуждение стратегических вопросов. Во-первых, у вас для этого нет времени. Во-вторых, даже для опытных руководителей сложно переключаться с краткосрочных задач на долгосрочные. В-третьих, все внимание должно быть сфокусировано на решении насущных задач.
3) Ежемесячная стратегия.
Самые динамичные и самые важные совещания. Вопросов для обсуждения должно быть не много, 1-2. Очень важно, чтобы каждый участник знал, что подобные стратегические совещания регулярны.
С другой стороны, в отличии от предыдущих типов совещаний, стратегия требует подготовки и согласования. Руководителю важно заранее согласовать вопросы с участниками и высказать свои рекомендации по подготовке участников к совещанию.
В СТРАТЕГИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЯХ ОЧЕНЬ ВАЖНО НЕ БОЯТСЯ КОНФЛИКТОВ!
4) Ежеквартальные выездные совещания.
Целью выездного ежеквартального совещания является возможность руководителей посмотреть на деятельность компании со стороны, в контексте существующих рыночных условий.
Но и тут важно не допустить трех частых ошибок. Каких? Читайте в статье С.Чумаченко и, конечно же, в книге Патрика Ленсиони.
Подводя итоги, задумайтесь:
Есть ли что-то общее в модели П. Ленсиони и системе совещаний вашей компании?
Что бы вы добавили к модели совещаний, предложенной П. Ленсиони?
Интересных и, главное, результативных Вам совещаний!
Сотрудничество
Мы приглашаем Вас высказывать пожелания и предложения по темам бюллетеня, предлагать найденные Вами интересные статьи для раздела «Дайджест». И прекрасной обратной связью для нас будут рекомендации нашей рассылки Вашим коллегам, партнерам и друзьям.
Мы твердо уверены в наличии у руководителей и HR-экспертов запроса на структурированные знания по теме «командообразование» и в том, что общими силами мы с Вами этот запрос сумеем удовлетворить!
С уважением к Вам и приверженностью идеям эффективной командной работы,
управляющие партнеры Компании Командообразования Team Extreme
Сергей Чумаченко и Виктория Кучерчук.
